וואו! אגרוף בבטן. ועכשיו התחילו ההסברים. ברור שאני חיה כאן! ברור שאני עצובה ומודאגת וקשה לי כמו כולם! התכוונתי ל"טוב" שייצג את השנים הרבות שלא נפגשנו בהן…

נפרדנו לשלום ואני נשארתי עם המחשבות המייסרות: איך לא חשבתי לפני שעניתי? איך העזתי לומר "טוב"?

מאז ה- 7 באוקטובר, השאלה הטריוויאלית "מה שלומך" הפכה לבלתי אפשרית. אנחנו מהססים אם לשאול, אנחנו מהססים מה נכון לענות, ומקבלים תשובות שלא נותנות תשובה לכלום: "אתה יודע… כמו כולם במצב הזה…" או "בסדר בהתחשב במצב"

תקשורת בינאישית חדשה

כולנו חיים במשבר העצום של ה- 7 באוקטובר. במעגלים שלנו מתכנסים חטופים, פצועים, הרוגים. כולנו מתהלכים בין תסכול לתקווה. מתעוררים בבוקר לחדשות האיומות של "הותר לפרסום" וממתינים בדריכות לעדכון היומי של דובר צה"ל תוך ציפיה  לבשורות אופטימיות.

התקשורת הבינאישית שלנו לא זורמת. כל מה שהיה פשוט וקל הפך מורכב ומסובך. מה נכון לומר, מה לא נכון לומר. מנהלים בארגון שואלים את עצמם מה המקום שלהם בתוך הכאוס הזה? לשתף ברגשות של עצמם? לעודד עובדים לשתף? לפתוח בזה את ישיבת צוות? 

מבחן התקשורת של המנהלים

רבות דובר ועדיין מדובר על חשיבותה של תקשורת בינאישית בעיתות משבר, ועל תפקידו של המנהל בארגון כמתקשר במצבי כאוס. למנהל אתגר כפול: ההתמודדות האישית עם המשבר והשלכותיו, לצד הצורך לשמור על צוות מתפקד. לתקשר ממקום אותנטי, לנסוך בעובדים אופטימיות ובטחון, לשמור על חוסן אישי וארגוני, ולצד זה לתקשר את הקושי, החששות ואי הודאות. המנהל הוא החוליה התקשורתית המקשרת בין הארגון לעובדים, בין העובדים לבין עצמם.

מיילים, פגישות זום, אתר פנימי או ניוזלטר של החברה, הם כלי תקשורת חשובים וטובים לעדכונים ולהעברת מידע ארגוני בשיגרה נטולת דרמות. הם לא מספקים בעולם מטלטל וכאותי.

לדבר רגשות

גם אם אינך מהמשתפים והמשתפכים, עכשיו זה קריטי לדבר רגשות. להיפגש עם העובדים באופן פיזי, להסתכל להם בעיניים, לשתף פחדים, לספר על חששות, לדבר על עובדים שאינם, להתעצב ולדמוע יחד. כן כן זו לא חולשה. זו עוצמה ניהולית.

לתקשר את ההשלכות על הארגון. האפשרות לפגיעה כלכלית, לשינויים בתוכנית העבודה הסדורה, על הצורך בגמישות, באילתור (ההיפך הגמור מתכנון). לא להבטיח מה שלא ניתן לקיים. להבטיח לדבר, לשתף ולהתייעץ, לסער מוחות יחד.

הדרך להשגת האמון עוברת בתקשורת נכונה:  העברת מידע רציף, אמין ופתוח כל הזמן, וקבלת משוב חוזר מהעובדים.7 טיפים למנהלים לתקשורת בינאישית תומכת בעיתות משבר

• הסתכלו לעובדים בלבן של העיניים, דברו פשוט, בפתיחות. שתפו חששות ודאגות, לצד אופטימיות ובטחון
• הימנעו מסיסמאות ומקלישאות. שאלו שאלות כנות וענו תשובות כנות
• תנו מקום לתקשורת א-פורמלית. למיפגשים אישיים בפינת הקפה, לשאלות קטנות, לחיוך, לתמיכה, לטפיחה על השכם
• פיתחו פגישות עבודה בסיפור אישי ועודדו את העובדים לספר את שלהם. פתיחות אישית תורמת משמעותית להתפתחות אישית, צוותית וארגונית  
• דברו על המשבר, על ההשלכות שלו ברמה האישית והארגונית. על השינויים שנכפים על הארגון ועל העובדים. תקשרו כל מה שאתם יודעים בכל רגע
• הבטיחו רק מה שאתם בטוחים שניתן לקיים. כשאינכם יודעים אימרו בפשטות: איננו יודעים עדיין. נעדכן ברגע שנדע.
• הימנעו משיח פוליטי! זה מתכון בטוח להתרסקות. דברו את העובדות ללא פרשנות

איילת גרדמן היא מומחית בתקשורת בינאישית וארגונית, מכשירה מנהלים ועובדים לדיבור בפני קהל, סטוריטלינג ונטוורקינג.

הפוסט "מה שלומך?" – איך צמד מילים פשוטות הפך בלתי אפשרי הופיע לראשונה ב-Chiportal.

אבל… וירוס קטלני זעיר שהגיע מסין טפח על פנינו והמסיכה הפכה לנחלת הכלל. כך גם תוכנת התקשורת Zoom שהפכה לפתע פתאום לכלי חיוני לתקשורת בינאנושית בשנה הנוכחית. מדברים לא מעט על בדידות הזום. שעות לבד מול מסך בפגישות, בלימודים ואפילו בכנסים. אך בעידן המסיכה, הסגר והריחוק החברתי, הזום מציל את הנטוורקינג.

פעם, בעולם שלפני הקורונה, קשרים נוצרו במיפגשים: פגישות עסקיות, כנסים, ארועים חברתיים, ואפילו בסופר או בתור לקולנוע. העידן החדש סוגר אותנו בבית או במשרד, בלי שום אינטראקציה אישית.

על פניו, סוף הדרך ליצירת קשרים. בפועל, דרך נפלאה ליצור קשרים בעיקר לאלה מאיתנו שמתקשים ליזום, לגשת לאנשים זרים, להציג את עצמם, לספר על העיסוק שלהם, לנהל סמול טוק עם עמיתים לעבודה או לפתח מערכת יחסים עם אנשים חדשים.

אני מלווה מנהלים רבים אשר אחד החששות הגדולים ביותר שלהם הוא הצורך לגשת לאדם זר. החשש הזה חוצה גילאים, מינים והיררכיה. חלקם מדברים על בושה, חלקם על חשש מדחייה, לחלקם אגו שמונע מהם לעשות את הצעד הראשון.
הזום מרגיע את כל החששות הללו. אנשים מרגישים בטוחים יותר מאחורי המצלמה, וקל להם יותר להישאר באזור הנוחות שלהם.

תקשורת בינאישית בעידן הזום: זום ולעניין.
הזום קיצר עוד יותר את הזמן הקצר גם כך שיש לנו להכיר, להרשים, לעניין, לרתק ולהסביר מדוע שווה להקשיב לנו, ולהתחבר.

״אין הזדמנות שנייה לרושם ראשוני טוב״ אומר הפתגם הידוע ואכן רושם ראשוני מושפע בעיקר משפת הגוף שלנו: יציבה, תנועה, קשר עין, חיוך, לחיצת יד (פעם זה היה אחד המדדים לעוצמתו, כוונתו, יושרו וישירותו של הצד השני). במיפגשים אישיים מאחורי המסיכה וללא לחיצת יד, אנו מאבדים חלק משמעותי משפת הגוף אך הזום מאפשר פנים גלויות, חיוך, קשר עין.

עד היום, אלופי הקשרים היו אלו שידעו לנהל שיחה, להעביר מסרים, לבסס אמון. הזום מאתגר את עקרונות התקשורת הבינאישית. הופעה בזום משולה להופעה בטלביזיה: זוית צילום, תאורה, הגברה, לבוש, שפת גוף. כשלא מכירים את הכללים האלה, מאבדים חלק ניכר מיכולת ההשפעה שלנו ולעומת זאת כשעושים זאת נכון יכולים גם אלו שלא היו טובים כל כך בפגישות פיזיות לבנות לעצמם רשת קשרים והשפעה.

הנה כמה כללים איך לעשות זאת נכון או במילים אחרות למצלמה חוקים משלה:
• חשוב שהמצלמה שלנו תהיה מכוונת ישירות אלינו כך שרואים את הראש והכתפיים עד קו המותניים
• דאגו להישיר מבט אל המצלמה
• ידיים גלויות על השולחן, וכשאתם מניעים אותן אל תשכחו לעשות זאת בתנועות מתונות הקרובות לגוף ואינן עוברות את גובה הכתפיים
• הפנו תאורה חמה לכיוון הקיר שמולכם כך שהאור ייפול עליכם יהיה רך וחמים
• גם בזום מומלץ לדבר בהתלהבות, בישירות ולהפגין בטחון במה שאנחנו אומרים. כך נוכל לגרום גם לאחרים להאמין לנו.

נצלו את הזום גם כדי להיות פרו-אקטיבים. אל תתביישו לפנות לאנשים, לשאול אותם שאלות או להביע הערכתכם לפועלם. כולנו אוהבים שמביעים הערכה כלפינו, שואלים אותנו שאלות ורוצים להתייעץ איתנו. עשו זאת גם אתם.

ו…עוד טיפ קטן לסיום.

זה הזמן לעדכן את הפרופיל שלכם ברשתות החברתיות. הרשתות החברתיות הפכו ערוץ מרכזי לאיתור אנשים וליצירת קשר ראשוני. אך קשר אמיתי מצריך עוד צעד קדימה. יוזמה, שיחה, פגישה.

נצלו את הרשתות החברתיות להגדיל את רשת המכרים שלכם. עדכנו את הפרופיל שלכם כדי שיתאים לאנשים שאתם מחפשים או לתפקידים אליהם אתם שואפים. האינטרנט מלא רשתות חברתיות כגון פייסבוק, אינסטגרם וטוויטר אבל אל תשכחו את Linkedin הרשת העסקית והאפקטיבית ביותר לקשרים עסקיים.

איילת גרדמן, מנכ"ל חברת AGPR עוסקת בהדרכת יחידים וקבוצות בכל מה שקשור בתקשרות בינאישית ונטוורקינג. לאיילת נסיון של למעלה מ -30 שנה בתחום והיא עובדת עם הארגונים הגדולים במשק הישראלי.

הפוסט מאחורי המסיכה: נטוורקינג בעידן הזום הופיע לראשונה ב-Chiportal.

החודשים האחרונים הפכו את עולם העבודה על פניו. עבודה מרחוק ופגישות זום שאפיינו בעיקר חברות גלובליות שמשרדיהן ולקוחותיהם פזורים בכל העולם, הפכה נחלת כולם. משרדים סגורים עד להודעה חדשה ולעיתים עד בכלל, עובדים שנאלצים "לג'נגל" בין ילדים שמתרוצצים סביבם לפגישות עבודה תובעניות. היום שנמתח ללא גבולות, שעות העבודה משתלטות על החיים האישיים, כולם נכנסים למרחב האישי שלנו.

הדיעות חלוקות. יש שאומרים שהשינוי הזה מעולה! הם חוסכים זמן נסיעה בפקקים, הם יעילים יותר, לא מבזבזים זמן על פגישות סרק וארוחות צהריים שמתארכות. אך יש הרואים בשינוי הזה מכה כואבת. העדר ההפרדה בין עבודה לבית, דירות קטנות שלא מאפשרות מרחב עבודה מסודר, הבדידות המקצועית, ובעיקר, הבדידות החברתית. כן, לרבים זה חסר. המיפגשים האישיים, הדקות היקרות בפינת הקפה, השאלה הקטנה שנזרקת לחבר בחדר הסמוך ופותרת פלונטר שלם ברגע. החיוך, התמיכה, הטפיחה על השכם.

האתגר הגדול: אמון
האתגר הגדול בניהול משבר מרחוק הוא שמירת הקשר האישי, החיבור בין העובדים לארגון ואמון: אמון במערכת הארגונית, במנהלים המובילים אותה, ובמערכות היחסים בין העובדים. הדרך להשגת האמון עוברת בתקשורת נכונה: העברת מידע רציף, אמין ופתוח כל הזמן, וקבלת משוב חוזר מהעובדים.

לא להבטיח: לתקשר
אי אפשר להבטיח הבטחות. אפשר לתקשר את החששות המשותפים: החשש של הארגון, החשש של העובדים. לתקשורת הארגונית תפקיד קריטי בהתמודדות עם משבר ושינוי. ככל שהעובדים יודעים יותר, הם חוששים פחות. שיתוף מאפשר תחושת שליטה, וכאשר העובדים משותפים בתהליך, במה שקורה, במחשבות לעתיד, בתוכניות האפשריות ליום שאחרי, הם חשים יותר בטחון בארגון, בעתידו ובעתידם.

מיילים, פגישות זום, אתר פנימי, הם כלי תקשורת חשובים וטובים לעדכונים ולהעברת מידע ארגוני בשיגרה נטולת דרמות. הם לא מספקים בעולם מטלטל וכאותי. כאן לתקשורת הבינאישית תפקיד קריטי: להסתכל בלבן שבעיניים, כן גם בזום. מנהלים ועובדים. לתקשר חששות, לדבר בגלוי על הפגיעה בתוכנית העבודה הסדורה, על הצורך בגמישות, באילתור (ההיפך הגמור מתכנון), על המחוייבות לדבר בפתיחות. לא להבטיח מה שלא ניתן לקיים. להבטיח לדבר. לשתף ולהתייעץ. לסער מוחות יחד. פריצות דרך ורעיונות חדשניים יכולים להגיע מהמקומות הכי לא צפויים.

המבחן האמיתי של מנהלים
במהלך משבר ושינוי למנהל אתגר כפול: מצד אחד עליו להתמודד בעצמו עם המשבר והשינוי. גם הוא חווה קשת של רגשות: חששות, כעסים, אי ודאות. מצד שני, עליו לתקשר ,עליו לתקשר את השינוי לעובדים ממקום אופטימי, לנסוך בהם בטחון שהארגון עושה ככל יכולתו לדאוג להם ולעתידם, ולבשר גם בשורות קשות. פרידה מעובדים, סגירת קווי ייצור, עצירת תוכניות התפתחות. תפקידו של המנהל הוא ליצור את הגשר בין הארגון לעובד. להעביר את המסרים באופן שיביא להזדהות, לאמון ולשיתוף פעולה.

המשימה החשובה של ארגונים היא להכשיר את המנהלים ולהקנות להם מיומנויות מנהיגות ותקשורת בינאישית: ללמד אותם להקשיב, לגבש ולהעביר מסרים ממוקדים ויעילים, לנהל דיאלוג, ליצור אמון, להתמודד עם התנגדויות, לתת ולקבל משוב נכון. לדבר עם העובדים בגובה העיניים: להימנע מסיסמאות וקלישאות, לדבר במילים חיוביות ומעצימות, הנוסכות בטחון וציפייה לעתיד.

חמישה טיפים לצליחת משבר באמצעות תקשורת נכונה
• דברו על המשבר והשינויים התכופים כל הזמן! תקשרו כל מה שאתם יודעים בכל רגע ובכל ערוצי התקשורת
• דברו פשוט, בגובה העיניים, במילים חיוביות ומעצימות. הימנעו מסיסמאות ומקלישאות
• הבטיחו רק מה שאתם בטוחים שניתן לקיים. כשאינכם יודעים אימרו בפשטות: איננו יודעים עדיין. נעדכן ברגע שנדע.
• העצימו את המנהלים וחזקו אותם: ציידו אותם במסרים ובכלים, הכשירו אותם במיומנויות תקשורת בינאישית, למדו אותם לדבר נכון אך חשוב מכל: למדו אותם להקשיב!
• הסתכלו לעובדים בלבן של העיניים, כן, גם בזום זה אפשרי!

לאתר AGPR

הפוסט להסתכל בלבן של העיניים… כיצד לצלוח משבר באמצעות תקשורת ארגונית יעילה הופיע לראשונה ב-Chiportal.

לעבוד בחיפוש עבודה
אחת המישרות המורכבות ביותר היא עבודה בחיפוש עבודה. מישרה תובענית הדורשת יוזמה, הנעה, וניהול עצמי, מינוף קשרים, גמישות מחשבתית, למידה מניסיון, וגם יכולת להתמודד עם אכזבות ולהמשיך לפעול בהתלהבות ובאופטימיות. אלה אותן התכונות שארגון מחפש בעובדיו, ומראיין רוצה לגלות במועמד.

ראיון עבודה הוא האמצעי להשגת המטרה. אותה פגישה, שתיים, שלוש… שבהן אנחנו נדרשים להביא את עצמנו בדרך המדויקת ביותר! להרשים, לשכנע ולהשאיר חותם תלויות בהכנה ובתרגול.

טיפים להכנה מוצלחת:

הכירו את עצמכם:
• הכינו את רשימת "הנכסים" האישיים שלכם: מה המומחיות שלי, במה אני מצטיין, מה מייחד אותי, מה הערך המוסף שלי, איזה בעיות אני יודע לפתור? למה אנשים אוהבים לעבוד בחברתי?
• בידקו מה מלהיב ומסעיר אתכם: מה גורם לי לקום בבוקר בשמחה? מה מניע אותי? איפה אני מביא את עצמי לידי ביטוי באופן הכי טוב? מהי מישרת החלומות שלי?
• כשאתם מתבקשים לספר על עצמכם הדגישו את נסיונכם המקצועי והנכסים שאתם מביאים לתפקיד המוצע. פחות חשוב (בשלב הזה) לומר היכן אתם גרים, מה מצבכם המשפחתי וכמה ילדים יש לכם.

מתגו את עצמכם:
• מיצוב אישי הוא האופן בו רואים אותנו אחרים, התפיסות שלהם לגבינו, והתדמית שלנו. לכן הכינו הצגה עצמית מדויקת הכוללת:
 מה הכי חשוב לי שידעו עלי?
 מה המסר המרכזי שאני רוצה שיזכרו?
 מה אני רוצה לגרום להם להרגיש?

גשרו על חוסר ניסיון בהתמקדות בכישורים וביכולות שלכם:
• במקרה של פערי ניסיון, במקום לומר "לא עשיתי", אימרו "טרם עשיתי אבל…"
• זקקו את משמעות הדברים שעשיתם, את ההישגים וההצלחות, וגיזרו מתוכם את היכולות והיתרונות שלכם
• הדגישו את הכישורים שהביאו אתכם להצלחה בתפקידיכם הקודמים, וחשובים לביצוע התפקיד החדש
• ספרו על המוטיבציה שלכם ועל החזון האישי שמנחה אתכם

התכוננו לשאלות מורכבות:
• חישבו על שאלות שקשה לכם לענות עליהן וזהו את הסיבה לקושי
• הכינו תשובות אותנטיות ותרגלו אותן: שאלה שמתכוננים אליה לא מפתיעה ולא מפחידה

שכללו את יכולות התקשורת הבינאישית שלכם:
• עיבדו על הרושם הראשוני
• שכללו את יכולות ההקשבה שלכם
• תרגלו את המסרים שחשוב לכם להעביר בצורה ממוקדת וקצרה
• דמו יצירת שיחה פורמלית לצד שיחות סמול טוק כולל מילות מפתח לפתיחת שיחה
• הקפידו על הופעה מתאימה לתפקיד: לבוש, שיער, איפור (לנשים)

הכירו את הארגון, התפקיד והסביבה העיסקית:
• איספו מידע פורמלי וא-פורמלי על הארגון ועל מנהליו
• תחקרו את הסביבה העיסקית: פוטנציאל שוק, מתחרים, רגולציה
• קיראו כל מה שאפשר בכל מקום שאפשר: אתר האינטרנט של הארגון, חדשות, רשתות חברתיות

בואו ממקום של עוצמה:
• אנחנו הכי טובים כשאנחנו מאמינים בעצמנו: בואו לראיון בתחושת הצלחה והשאירו בבית חשש מכישלון חישבו על הראיון כעל פגישה עיסקית: אתם והארגון מחפשים שיתוף פעולה

ספרו סיפורים:
• סוד ההשפעה והשכנוע הוא היכולת לרגש
• ספרו סיפורים אישיים, המשלבים משמעות, הנוגעים לרגש, מעוררי הזדהות, עם מסרים רלוונטיים למראיין, לשאלה, לתפקיד
• דברו בהתלהבות, בשפה חיובית, באותנטיות

ראיינו את המראיין:
• בראיון לא רק המראיין שואל שאלות
• שאלו שאלות על הארגון, על התפקיד, על המנהלים, על הציפיות מכם אך עשו זאת בזהירות ובנימוס
• הפגינו ידע על הארגון ופעילותו אך אל תתנו עצות לשיפור!

ראיון דיגיטלי (כמו לדוגמא בזום):
• רבים מהארגונים בוחרים כיום להתחיל את סדרת הראיונות במדיה דיגיטלית
• למצלמה חוקים משלה: תקריב יתר של הבעות הפנים, חוסר פרופורציה בין ידיים לראש, אובדן הרגליים…
• תכננו את הישיבה: המקום, הרקע, התאורה, המרחק מהמצלמה
• שילטו בהבעות הפנים ומתנו תנועות ידיים

לא בכל מחיר:
• בתום הראיון שאלו את עצמכם האם זה הארגון שאני רוצה לעבוד בו? האם התפקיד מעניין אותי, מאתגר אותי ואני יכול לממש את עצמי בו?
• אם התשובה היא לא, יש סיכוי גבוה לכך, שכעבור שנה תיכשלו בתפקיד ותוסיפו לרזומה שלכם כישלון שעלול להפריע לכם לקדם את הקריירה שלכם בכיוון הרצוי. לכן עדיף בשלב זה לחזור לעבוד בחיפוש עבודה.
• אם נכשלתם ולא קיבלתם את התפקיד בו חשקתם תחקרו את הראיונות שעברתם: איפה הצטיינתם? איפה הרגשתם שפחות הצלחתם? מה למדתם? תכננו מה תעשו טוב יותר בראיון הבא!

בהצלחה!

*על הכותבת: איילת גרדמן, מומחית בתקשורת בינאישית וניהול קשרים עיסקיים. מנכ"ל חברת AGPR המכשירה מנהלים ועובדים במיומנויות תקשורת עיסקית, נטוורקינג ודיבור בפני קהל

הפוסט מה הסיפור שלך? להצליח בראיון עבודה הופיע לראשונה ב-Chiportal.