1. חברות הייטק כמו דרופבוקס הודיעו בעקבות מגיפה הקורונה כי הן מתירות לעובדיהן להמשיך לעבוד מהבית לפחות עד סוף שנת 2020 וטויטר הגדילה לעשות כשהודיעה כי כל עובד שירצה בכך יוכל להמשיך לעבוד מהבית לתמיד. האם נראה חברות נוספות הולכות בכיוון הזה?

אין ספק שחברות נוספות יעברו לתפישת עבודה המאפשרת גמישות רבה יותר לעבודה מהבית. במהלך תקופת הקורונה, חברות שאופי המשרה איפשר עבודה מהבית ושהיתה להן את התשתית הדרושה הכוללת סביבות עבודה ותקשורת שיתופיות (כמו office365 ו- MS TEAMS) דיווחו שבמקרים רבים תפוקת העבודה אפילו עלתה.

2. מהם לדעתך האתגרים הניהולים של ניהול עובדים כשכל אחד נמצא במיקום אחר?
קיימים שני סוגי אתגרים מהותיים בניהול עובדים מרחוק.
הראשון, היכולת ליצור ולתחזק תרבות אירגונית אונליין – חלק ניכר מהתרבות הארגונית מיושם דרך ובאמצעות משרדי החברה, פעילויות ואינטרקציה פנים אל פנים בין עובדים, מרגע הכניסה למשרד, דרך המפגשים בחדרי האוכל, בחללי עבודה שונים וכו'. מטבע הדברים, מפגשי פנים אל פנים לא מתקיימים באותו האופן כאשר עובדים מרחוק ועל כל הארגון נדרש ליצור תרבות אירגונית אונליין שבעצם שומרת על ערכי הארגון. לא תמיד המשימה הזאת קלה, והנהלות רבות נדרשו ליצור תרבות ארגונית תוך כדי משבר הקורונה.

החלק השני הוא שיטות ניהול עובדים מרחוק – גם כאן קיים שוני בשיטת הניהול, בנייה שונה של תדירות מפגשים, משכי המפגש, נושאים וכו'. באופן כללי ניהול עובדים מרחוק דורש מהמנהל כמות גדולה יותר של פגישות לרבות פגישות צ'ק-אין קצרות ופגישות "תרבות". בסך הכל, מודעות והכרת שיטות ניהול של עובדים מרחוק ישמרו על התפוקה (ובמקרים מסויימים יגדילו אותה) אולם לפעמים עומס העבודה על המנהל עולה.

3. האם אתה מוצא יתרונות לארגונים בעבודה מרחוק לאורך זמן (חסכון בשטחי משרדים, חסכון בשעות עבודה והוצאות נלוות – מכוניות, דלק, ציוד משרדי) ?
לעבודה מהבית יש מספר יתרונות הן עבור החברה והן עבור העובד שביניהן ניתן למנות:
(א) חיסכון בעלויות שכירות ותחזוקת משרדים מה שעומד לשנות באופן ניכר את תפישת המשרד, מטרתו ואופן השימוש בו
(ב) יכולת העסקת טאלנטים הגרים באיזורים מרוחקים מהמשרד
(ג) חסכון בזמני נסיעות, הוצאות רכב, דלק, זמן עבודה מבוזבז והשפעות נפשיות על העובד.

מספר חברות כבר החלו לכמת את היתרונות האלה למושגים כספיים ועל פניו נראה שסכומי החיסכון גדולים ומשמעותיים. אנו רואים ושומעים דיווחים מארגונים בכל העולם על אחוז ניכר של עובדים שמעדיף להישאר ולעבוד מהבית.

4. מה המחיר החברתי של עבודה מבוזרת? האם לאורך זמן אנשים יעדפו להמשיך לעבוד מהבית או ידרשו לחזור לעבוד בסביבה עסקית מסיבות חברתיות/אחרות?

לעבודה מהבית יש מחיר שהולך ומתברר עם הזמן:
(א) לא לכל העובדים יש סביבת עבודה נוחה ובריאה ולאורך זמן יכולה להיות לכך השפעה בריאות ונפשית
(ב) נוצר שינוי מוחלט במודל איזון עבודה בית. אם פעם חלוקת העבודה – בית היתה מוחלטת אחר כך עברנו לאיזון מקטעים – עובדים במשרד, חוזרים הביתה, מבלים קצת עם המשפחה, ממשיכים לעבור מהבית וכו' הרי שהיום אנו מדברים על שזירה מוחלטת בין החיים הפרטיים לעבודה. אנשים מדווחים שבהפסקה שבין הפגישות הם רצים לשים מכונת כביסה או לבשל פסטה. את השפעת השזירה בין החיים הפרטיים לעבודה עדיין צריך לחקור.
(ג) עדיין מפגשים פנים אל פנים מסוגלים לייצר תחושת שייכות, עבודת צוות ומעגל חברתי שלא ניתן להחלפה בעבודה מרחוק. עובדים מדברים על געגוע לשיחות סביב מכונת הקפה, החשיבה המשותפת, ההליכה יחד לצהריים וכו'. צריך לזכור שבעיקר לדור הצעיר מקום העבודה מהווה גם מעיין חברתי חשוב ומשמעותי בחייהם.

אני חושב שיש חשיבות גדולה לבניית לו"ז מובנה לעבודה מהבית, כדי לשמור על איזון נכון, כמו גם ליצירת סביבת עבודה שקטה במידת האפשר ונוחה מבחינה ארגונית וטכנולוגית.

5. מסקנות כלליות ותובנות שלך ממשבר הקורונה (מה היית צריך לעשות אחרת, מה צריכה לעשות ממשלת ישראל למען התעשיה, מה הציפיות שלך מספקים, לקוחות, עובדים?)

במסגרת תפקידי בניהול חדשנות והיותי מטיף לצורך בחדשנות וטרנספורציה דיגיטלית, משבר הקורונה מלא עבורי באינסוף תובנות:

א. ארגונים שלא יבצעו טרנספורמציה דיגיטלית לא ישרדו- נהגתי לומר זאת בכל הרצאה שלי ורבים הסתכלו על דברי כמשהו רלוונטי לטווח הבינוני (כ-3-5 שנים), הקורונה הראתה שחברות שביצעו טרנספורמציה דיגיטלית שכללה תשתית עבודה מרחוק לעובדים, יעילות שמירת קשר עם לקוח באופן מקוון ורציף ויכולת לוגסיטית חכמה מגובה בניתוח נתונים ובינה מלאכותית – חברות אלה לא רק ששורדות את המשבר אלא זוכות בנתח שוק גדול יותר. לעומתם, ארגונים עם יכולות דיגיטליות נמוכות פשוט לא שרדו.
ב. התגובה המהירה לשינוי הובלה במקרים רבים על ידי קבוצות החדשנות. חברות שלא השקיעו בקבוצות חדשנות חוות קושי להסתגל באופן מהיר לשינויים בשוק.
ג. הקורונה היא לא משבר חולף והעולם לדעתי לא "יחזור לשיגרה". עבר מספיק זמן (מספר חודשים) כדי שדברים חדשים שאנחנו עושים יהפכו להרגל ולכן אנחנו נתקדם לסוג של שיגרה חדשה, שונה ממה שהכרנו בעבר.
ד. וזה מוביל אותי לתעשייה, אנחנו נראה חברות עם יכולות דיגיטליות שצוברות תאוצה ומנגד חברות שיצטרכו לחשב מסלול מחדש. אני גם צופה ששינוי ההרגלים ישפיע על הרגלי הצריכה שלנו והתנהגות הצרכנים – שישבשו תעשיות וחברות מסורתיות.
ה. מבחינת הממשלה, אינני מתיימר לייעץ בנושאי סיוע כלכלי אולם דבר אחד היה ברור במהלך המשבר, קיים צורך לאסוף נתונים, להיות פתוחים ושקופים ולאפשר לחברות פרטיות שמעסיקות חוקרים ומוחות מבריקים לקבל את הנתונים, לעבד אותם באמצעות יכולות בינה מלאכותית ולסייע בחשיבה נכונה יותר של פעילות צופת עתיד.

הפוסט חמש עם עדי דיאמנט מנהל מעבדות החדשנות במיקרוסופט ישראל – לעבודה מהבית יש מחיר שהולך ומתברר עם הזמן הופיע לראשונה ב-Chiportal.

ניל"י גולדפיין, שותפה בקבוצת נירם גיתן: "ממליצה לארגונים למדוד את העובדים לפי תפוקות ולא לפי זמן". נאוה קזז, סמנכ"לית משאבי אנוש של HP ו-HP אינדיגו בישראל: "המשבר יצר האצה של עולם העבודה העתידי". פול צוקר, מנכ"לית חברת נישה: "בהייטק קל לעבוד מהבית אבל גם שיחות מינגלינג במסדרון חשובות מאוד לכל חברה"

ניל"י גולדפיין. משנה למנכל קבוצת נירם גיתן. מומחית למנהיגות וניהול בעולם של הפרעה, אומרת כי ישנן כיום פעילויות רבות שניתן לבצע מרחוק על גבי פלטפורמות טכנולוגיות כאשר גם המעסיקים וגם העובדים צריכים להיות גמישים. "כל הנושא של עבודה מכל מקום – לאו דווקא מהבית, זו מגמה שהתחילה כבר לפני הקורונה. יש לכך הרבה סיבות אבל זו בעיקר תופעה של עולם העבודה החדש. בעולם העבודה הישן מקום עבודה היה מקום פיזי שהולכים אליו. בעולם העבודה החדש – עבודה היא סדרה של פעולות שנעשות על ידי קבוצות אנשים המשתנות לעתים. ומצד שני אנשים יכולים לבצע את הפעולות הללו מכל מקום בזכות השיפור בטכנולוגיה ובאפשריות האינטראקציה הבין אישית גם כאשר צוות מסוים לא נמצא באותו מקום באותו הזמן.

"הזמן הופך להיות משאב יקר. בכל הערים הגדולות בעולם יש המון פקקים. כדי לחסוך לחברות בהוצאות על נדל"ן ולעובדים זמן נבנו הרבה מתחמי עבודה משותפים. אך מה שנותר גם לפני הקורונה הייתה סוגית האמון. הרבה מאוד ארגונים היו צריכים לשנות את תפיסת העולם שלהם שלפיה אם העובד עובד מהבית הוא לא עובד. עליהם להבין כי הוא אכן עושה את עבודתו רק נמצא במקום אחר."

"סוגית האמון הזו היתה תלויה באוויר זמן רב וארגונים התעסקו איתה הרבה. משבר הקורונה דחף חזק קדימה את שינוי תפיסת העולם של עובדים שנוכחו כי אפשר לעבוד מכל מקום והם לא חייבים פגישות פיזיות, ומצד שני גם של הארגונים שהפנימו כי ניתן לסמוך על עבודה מרחוק."

מה יהיה ביום שאחרי?

זה תלוי בענפים ובדורות. יש בעולם העבודה כמה דורות במקום עבודה. יש אנשים מהדור הישן שההרגלים שלהם ייקחו אותם בחזרה לנסיעה לעבודה, והם ירצו משרד לבוא אליו, אנשים לדבר איתם, וגם לשתות קפה במסדרון עם החברה”.
יש דור של אנשים שעברו את הפחד והבינו שאפשר לעבוד מכל מקום והכול בסדר, ויאמצו את זה. יש ארגונים שיבינו שאפשר לעבוד מרחוק. יש המון פגישות ותהליכים ארגוניים שאפשר לנהל מרחוק. כך נראה חברות שיקטינו את שטחי המשרדים, ישנו חוזי העסקה, וימדדו את עובדיהם לפי הצלחות ולא לפי שעון נוכחות . כל הנושא של הצורך "לדפוק שעון" במשרד ישתנה.

בשנה האחרונה החלה מגמה של קיצור שבוע עבודה, כאשר חברות גדולות כמו מיקרוסופט ואינטל אפשרו לאנשים לעבוד יום בשבוע מהבית. עכשיו כבר מדברים על עבודה מכל מקום ומדידת עובדים לפי תפוקות ולא לפי שעות.
לסיכום מציעה גולדפיין

טיפים לארגונים:

• לשנות את מערכי המדידה לתפוקתיות תחת תשומתיות
• לספק לעובדים פלטפורמות מתאימות לעבודה מכל מקום
•  לתת אמון שאכן העובדים עושים עבודתם נאמנה ולא ” מנצלים” ( ניתן למדידה) את מעסיקיהם
•  להעריך מחדש מה מחייב הימצאות פיזית באותו מרחב – ומה ניתן לבצע וירטואלית, בכל נקודת זמן

וטיפים לעובדים:

• להיות מספיק גמישים בראש כדי לדעת “להיות בעבודה” גם כשאתה בבית, או בבית קפה, או במרחב עבודה משותף
• לזכור שנמדדים על תפוקות ומשימות- ולא על נוכחות ונחמדות. לדעת לנהל נכון את הזמן ולהתריע כאשר נוצר צורך אמיתי בפגישה פיזית.
• לדווח נכון
• לנצל את הזמן שהושקע קודם לכן בפקקים/ארוחות ארוכות בקפטריה/ "התנחמדות" במסדרון, למחשבה יזמית על ערכים מוספים שאפשר להביא לצוות למשימה- ולארגון
• הצלחה איננה פונקציה של מקום. היא פונקציה של עשיה ויצירה מכל מקום.

העולם לא יחזור למה שהיה

נאוה קזז, סמנכ"לית משאבי אנוש של HP ו-HP אינדיגו בישראל חושבת אף היא שהמשבר יצור הזדמנויות בתחום העבודה מרחוק. "אני לא רוצה להישמע דרמטית אני חושבת שהעולם לא יחזור למה שהיה, יש פה אסון הטומן בחובו הזדמנות. המשבר יצר האצה של עולם העבודה העתידי. עשינו בשבועיים קפיצה שיכלה לקחת שנים רבות בהיבט של אימוץ טכנולוגיה של עבודה מרחוק, בעיקר אצל המאמצים המאוחרים."

"אפשר לראות זאת בעיקר בחברות רב דוריות. אם אתה מסתכל על חברת סטרטאפ שיושבת בשדרות רוטשילד עם שלושים אנשי תוכנה או אנשי סייבר זה יותר קל וטבעי אבל בחברות של אלפי אנשים המעסיקות אוכלוסייה רב דורית היה לוקח זמן רב, עכשיו אין ברירה ואנשים מתאימים את עצמם."

"כך למשל קיימנו ב–HP אינדיגו שיחת מנכ"ל בזום עם כל העובדים. השתתפו בה 1,500 עובדים וזה עבר נפלא. אומנם זה נראה קצת מוזר בשל עניין הפרטיות כי רואים את החדר שבו יושב העובד, אבל הם התרגלו ומסתבר שנשאלו בצ'אט הרבה יותר שאלות מאשר נשאלות בשיחות פנים אל פנים."
אני חושבת שהרבה חברות, עם דגש על חברות שאינן עוסקות בייצור למשל חברות תוכנה שעדיין לא עשו זאת, יעברו למודלים של עבודה חלקית מהבית. אני מעריכה שתהיה לזה השפעה רבה אחר כך, גם על הפקקים באיילון, גם על הביקוש לשטחי משרדים. אפשר יהייה להציב במשרד כמה עמדות 'חמות' לעובדים שמגיעים מדי פעם ולא יהיה צורך להתקין מקום לכולם."

"לעבודה מרחוק תהיה השפעה על מיומנויות ניהול, ברגע שהרבה יותר עובדים יעבדו מהבית המנהלים יצטרכו ללמוד ולרכוש מיומנויות ניהול חדשות." מסכמת קזז.

המועמדים דורשים בחוזה אפשרות לעבודה מהבית

פול צוקר, מנכ"לית חברת נישה, חברת השמה מובילה בתחום ההייטק, אומרת כי "המועמדים הצעירים דורשים כבר מזמן לעבוד מהבית כחלק מהתנאים שלהם לסגירת חוזה ואני מדברת על שכירים לא פרילנסרים. עד לאחרונה דובר על יום אחד בשבוע, אבל אותם אנשים בוודאי ישמחו לעבוד כל השבוע מהבית."

יחד עם זאת צוקר מסייגת ואומרת: "לפני המשבר היה שוק של מועמדים. אני לא יודעת מה יהיה אחר כך."

"בעולם ההייטק עובדים ממילא מול המחשב, והתפתחו כלים למנהלים לנהל מרחוק את עובדיהם. ברגע שהתחיל משבר הקורונה ונכנסנו להסגר וכל פעם התווספה אליו החמרה נוספת, ארגונים שלא היו יכולים לעבוד מהבית היו צריכים להתארגן. בהיייטק יכלו לעבור לעבודה מההבית כבר למחרת בבוקר."

מסתבר שהדבר תקף גם לעובדים שרק התקבלו לעבודה ועדיין לא הספיקו לעבוד מהמשרד. הארגונים דאגו לשלוח לעובדים מחשב הביתה, ביצעו התקנה והדרכה מרחוק והעובדים התחילו ישר לעבוד מהבית.

"לא קל למנהלים לנהל מרחוק במשך שבוע שלם ולא יום בשבוע". צוקר ממליצה "לעשות שיחות זום אישיות וקבוצתיות, כמו פינת קפה, לא לוותר. הקטע של זום עוזר מאוד, מחבר את האנשים. זה שאתה רואה בן אדם מולך. יש חברות שמקיימות אפילו אירועי Happy Hour והרמות כוסית דרך הזם. עם זאת, הדבר דורש מהמנהל כישורים אחרים."

לסיכום אומרת צוקר: "אני צופה שבסך הכל הרבה חברות יעברו לעבודה מהבית במתכונת זו או אחרת. להגיד שכולם יעבוד מהבית? אינני יכולה להבטיח כי שיחות מינגלינג במסדרון חשובות מאוד לכל חברה. וכמו כן העובד עצמו צריך משמעת גדולה מאוד כדי לעבוד מהבית."

תחקיר Chiportal: כיצד מתמודדת התעשיה עם משבר הקורונה – חלק ראשון

הפוסט האמון שנבנה בין המעסיק והעובדים בעת הקורונה יאפשר בעתיד עבודה מרחוק בקנה מידה גדול * כתבה שניה בסדרה הופיע לראשונה ב-Chiportal.

מה שבטוח, חשיבות הטכנולוגיות המתקדמות רק תגדל ותתרחב. במאמר זה ( שחולק בגלל אורכו לשני חלקים) פירטתי חמש עשרה תעשיות חדשות או תחומים אשר סביר להניח כי ישתנו משמעותית בעקבות משבר הקורונה.

האם תרצו להיות חלק מהשינוי שיעבור על העולם או רק להנות ממנו כמשקיפים מהצד? קראו והחליטו מה מתאים לכם?

1. מיכשור רפואי – בעקבות משבר הקורונה והמחסור במכונות הנשמה, ערכות בדיקה וציוד מיגון לצוותים הרפואים יוקצו תקציבי עתק ע"י ממשלות לפיתוחים בתחומי רפואה ומיכשור רפואי, מוצרים ביולוגיים ותרופות כימיות, ואף צמידים רפואיים אישים באמצעותם ניתן יהיה לקבל מידע רפואי ראשוני בכל עת על כל אחד מאיתנו (כולל חום גוף, דופק ואף את התיק הרפואי שלו). בנוסף, יוקמו מערכות מידע (ביג דאטה) ארציות הכוללות תיקים רפואים מפורטים של כל אזרח ושיתוף מידע (אנונימי) בין קופות החולים ואולי אפילו בין מדינות במטרה לבצע סטטיסטיקות שבעזרתן ניתן יהיה לשפר שרותים ולהתמודד ביתר הצלחה עם משברים דומים או מחלות אופיניות.

2. ביזור שרשרת אספקה – המשבר חשף את תלותה של הכלכלה העולמית בתשתית היצור בסין. מעתה נצטרך לקחת בחשבון בנוסף ליעילות היצור ומחירים נמוכים גם ביזור היצור שיבטיח שלא "נפקיד את כל הביצים שלנו בסל אחד" או במילים אחרות, בעת משבר במקום אחד על פני הגלובוס נוכל להפנות את היצור שלנו לאתר יצור חלופי במדינה אחרת. הביזור גם יכול לסייע ליצור תחרות בין הספקים שלנו דבר שיוכל לדחוף אותם להיות יעילים יותר במועדי האספקה שלהם ובעלויות היצור.

3. יצור מקומי – תעשיה מקומית הופכת לצורך קיומי בעיתות חירום. במגיפות או במלחמות חשוב לכל מדינה לספק מזון לאוכלוסיתה כמו גם לייצר מוצרים חיונים כגון מוצרי הגיינה ותרופות מבלי להיות תלויים ביצרנים הנמצאים במדינות אחרות. בעתיד, צפוי שנראה מדינות רבות המעודדות יותר מבעבר יצור מקומי ואף משקיעות בכך משאבים מוגדלים. למול עלויות יצור נמוכות במדינות אחרות (בעיקר באסיה) יצור מקומי יתאפשר בעזרת רובוטים ומכונות יצור אוטונומיות שעלותן לאורך זמן פחותה בהרבה וכן בעזרת שימוש מושכל במדפסות תלת מימדיות אשר יאפשרו יעול היצור גם בסדרות קטנות.

4. עבודה מרחוק – הנסיון של חברות וארגונים רבים לנהל את עסקיהן במציאות בה רבים מהעובדים נמצאים בבית, יצור דפוסי עבודה חדשים. חברות רבות תגלנה כי אין להן צורך במשרדים ענקים והתארגנות לעבודה מקוונת תהפוך לפופלארית ויעילה הרבה יותר מבעבר, תוך הסתמכות על קויי תקשורת מהירים במקומות בהם יש תשתית מתאימה לכך ודחיפה להתקנת קווי תקשורת דומים בשאר העולם. בחסות משבר הקורונה מבוצע בימים אלה הניסוי הגדול ביותר בעולם לעבודה מרחוק. זה יתן לאנשים הזדמנות לשנות את אורח החיים שלהם וגם את הצורה בה נהגו לעבוד. ישומים חדשים שכבר קיימים כיום יאפשרו למעסיקים לספק לעובדיהם מחשבים ותוכנות לעבודה מרחוק אך גם להשתמש בכלי ניטור ובקרה בעזרתם יוכלו לדעת את כמות השעות שעובדיהם "בילו" בעבודה גם כשהם בבית.

5. שימוש ברחפנים ומלטי"ם – רחפנים ומל"טים (מטוסים ללא טייס) יוכלו למלא מקומם של אנשים במגוון ישומים. כבר במשבר הנוכחי השתמשו בסין במל"טים כדי לבצע מדידות טמפרטורה של אוכלוסיה תוך שימוש במערכות הדמיה תרמית אינפרה אדומות , להוביל משלוחי מזון ותרופות מבלי לסכן בני אדם, לבצע פעולות חיטוי באיזורים ציבורים צפופים ואף להשקות או לרסס קוטלי מזיקים על שטחי חקלאות נרחבים ללא מגע יד אדם.

6. רובוטים ומכונות אוטונומיות – השימוש ברובוטים לביצוע מטלות רוטיניות יגבר משמעותית ויקטין את התלות בבני אדם לפעולות כמו יצור סדרתי, סיוע בבתי חולים או אפילו סידור מצרכים בסופרמרקטים. מכוניות אוטונומיות יהפכו לאמצעי תחבורה יעיל להובלת סחורות, אנשים ומשלוחים.

7. פינטק ומטבעות הקריפטו – מאז תחילת פברואר צנח שווי מטבע הביטקוין בכ- 50% וכך גם מטבעות הקריפטו אחרים. הירידה המשמעותית בערכם של המטבעות הוירטואלים קשורה למשבר הקורונה אך השפעתה תימשך ככל הנראה גם הרבה לאחר שהמשבר יחלוף כתוצאה מהכרה של רבים כי מי ששולט במדינה שולט גם במערכת הפיננסית הנהוגה בה. השפעת המשבר תבוא לידי ביטוי בהגברת השימוש במערכות המקוונות של הבנקים המאפשרות ביצוע פעולות כספיות ללא צורך בביקור בבנק לשם הפקדות, משיכות או ניהול הכספים שלנו. בעתיד הקרוב אנו צפויים לראות גידול בשימוש בארנק האלקטרוני (חיובים וזיכוים של חשבוננו ישירות מתוך מכשיר הטלפון שלנו) מה שייתר את השימוש בכסף מזומן, שיקים ואולי אף כרטיסי האשראי.

8. שינוי סדרי עדיפיות בתעשיות חסינות משברים – משקיעים רבים בתעשיית ההייטק ובכלל מעדיפים להשקיע במגזרים בעלי פוטנציאל שוק גדול. כעת תכנס למערכת השיקולים שלהם גם השאלה, האם המגזר חסין למשברים. ההערכה היא כי המשקיעים ידירו רגליהם מתחומים רגישים למשברים ויעדיפו להשקיע בתקשורת מהירה, מסחר אלקטרוני ומכונות אוטונומיות. תעשיות כגון תיירות, תעופה בידור ומסעדנות נפגעו אמנם קשה מהמשבר אך עשויות להיות מקור להשקעה אטרקטיבית בתנאים מועדפים למשקיעים בעלי מעוף ונכונות לסיכונים.

עד כאן חלקו הראשון של המאמר. בערב חג הפסח נפרסם את החלק השני.

הפוסט היום שאחרי…. מה ישתנה בעולם העסקי לאחר שמשבר הקורונה יחלוף? הופיע לראשונה ב-Chiportal.

התייחסו לביתכם כמו למשרד שלכם

קבעו לעצמכם אזור עבודה ייעודי, קבעו גבולות של זמן ומרחב, הימנעו מעבודה מהמיטה שלכם או בפיג'מה שלכם (כן, זה מפתה, אבל סביר להניח שבעבודה מהמיטה תהיו פחות פרודוקטיבים). בסך הכל, התנהגו בבית באופן דומה לאופן בו הייתם מתנהגים במשרד.

 היצמדו ללוחות זמנים

גלו את השגרה המתאימה לכם ביותר והקפידו עליה, תכננו את זמני העבודה שלכם, את מועדי הארוחות שלכם , וגם עשו הפסקות כדי לתת למוח שלכם מנוחה.

קיבעו סדרי עדיפויות

קל להיתפס למשימות ניהוליות ופעילויות פחות דחופות אחרות. שאלו  את עצמכם האם סדר העדיפויות שלנו ברור? ואז הגדירו לעצמכם סדרי עדיפיות כדי להצליח בעבודה מהבית.

אם אתם מסוג האנשים הזקוקים לרשימת מטלות הכינו רשימה עם משימות החובה של השבוע. המשימות צריכות להיות ריאליות, ברות השגה, אחרת תתקלו בתסכול ובאכזבה.

כדי לעזור לכם לקבוע אם עליכם לעשות משהו כעת, מאוחר יותר או לעולם לא, אתם יכולים להשתמש בתיבה אייזנהאואר המצורפת:

 קבעו זמן מסוים וקבוע לבדיקת תיבת הדואר הפרטי שלכם או לתשלום החשבונות לכם on line. בדרך זו זה יהפוך לחלק מהשגרה שלכם ויפחית את הסיכון שלא יהיה לכם מספיק זמן לטפל במשימות החשובות שלכם.

 הכירו את הרצון לסחבת ושלטו בה

כולנו מתמהמהים, כולנו מבזבזים זמן וזה בסדר. פיתוח משמעת עצמית דורש זמן ומאמץ, אך גם כשאתם עושים, בזבוז זמן הוא לפעמים כמעט בלתי נמנע. מה שעליכם לעשות הוא להכיר בזה, להיות מודעים לרגעים שבהם אתם פחות יצרנים ולנסות לשלוט בזה. שאלו את עצמכם:

• באיזה חלק של היום אני הכי פרודוקטיבי?
• אילו משימות גורמות לי להתמהמה?
• מדוע אני מבזבז זמן על פעילות מסוימת?

ברגע שיהיו לכם התשובות לשאלות הללו, תוכלו לתארגן בהתאם. היפטרו מהסחות דעת, הקדישו זמן לעצמכם, הציבו יעדים ברי השגה, השתמשו בתמריצים עצמיים, וחשוב לא פחות – עשו הפסקות.

יש כמה ישומים נהדרים לניהול זמן ופרודוקטיביות שיכולים לעזור לכם להילחם ברצון הטבעי לדחות משימות: Beeminder, Toggl, Timecamp ו- PomoDoneApp.

מקור: כתבה זו נכתבה בהשראת חברת Talaera המתמחה בהדרכות מרחוק לצורך לימוד שפות. החברה הוציאה שורה של המלצות ותובנות מועילות כיצד לנהל כוח עבודה משגשג מרחוק. הכתבה הותאמה לחברות בישראל ע"י חברת איי אס ג'י בע"מ.

הפוסט המדריך הקצר לעבודה מהבית הופיע לראשונה ב-Chiportal.

עם התגברות מגיפת וירוס הקורונה, חברות מקומיות ורב לאומיות רבות נאלצות לעבור לעבודה מרחוק, אם בהוראת הרשיות, החברה או לפי בקשת העובדים. כדי לסייע לחברות ועובדים בתעשייתינו אנו מצרפים רשימת הנחיות והמלצות לעבודה נכונה מרחוק.

אין ספק שלעבודה מהבית יש כמה יתרונות רבים (פחות הפרעות, פחות לחץ, המנעות מהצורך בנסיעות ארוכות או עמידה בפקקים, ועוד). עם זאת, ניהול לקוי או שגוי של התהליך יכול לגרום לשיבושים חמורים בעבודה, לאי בעמידה ביעדים ולניהול בעייתי של משימות העובדים. להלן חמש המלצות לעבודה יעילה מרחוק.

# 1 ניהול צוות מרוחק ביעילות

→ הגדירו ציפיות ברורות

קביעת מסגרת זמן וקביעת סדרי עדיפויות הם דבר בסיסי וחיוני. חשוב מאוד שהעובדים שלכם ידעו מה עליהם לעשות, איך הם אמורים לעשות זאת וכמה זמן זה צריך לקחת להם. אתם יכולם לתת להם דוגמאות למה שאתם מצפים שייעשה, לשתף עימם את היומן שלכם ולבדוק מדי פעם שהבינו נכון מה מצופה מהם.

קבעו גם לו"ז קבוע וברור לתדירות שבה אתם מתכוונים לבצע בקרה על התקדמותם וצרו ערוץ נוח של מתן משוב, חיובי ושלילי כאחד.

→ הגדירו גבולות

אחד החסרונות העיקריים עליהם מדווחים עובדים מרוחקים הוא עד כמה קשה להתנתק מהעבודה. כשאנו עובדים באינטרנט, קל להילכד בנטייה להשיב מייד, גם כשאנחנו מחוץ לשעות העבודה שלנו .

כמנהלים, עליכם לתת את הטון, לחנך את העובדים שלכם ולשרטט להם את הקוו באילו שעות עליהם להיות זמינים וכמה שעות עליהם לעבוד בכל יום. יחד עם זאת רצוי לתת להם גמישות בשעות במהלך היום וגם להבהיר כי הם לא חייבים להיות זמינים בכל שעה. אם מדובר על זמן מעבר לשעות העבודה הרגילות שלהם זה בסדר אם יחזרו אליכם מאוחר יותר מתי שמתאים להם (חוץ מבמקרים דחופים).

→ השתמשו בכישורי המנהיגות הטובים ביותר שלכם

כמנהלים עליכם למצוא את האיזון הנכון בין להיות נוכחים וזמינים מתי שצריכים אתכם אך גם לתת לכולם מספיק מרחב וחופש. קבעו שיחות אחד-על-אחד עם העובדים המרוחקים שלכם, בדקו אותם לעתים קרובות וודאו שקולם נשמע והם מרגישים חלק מהצוות. חשוב שיהיו להם הכלים והתמיכה שהם צריכים, וכי יש להם ערוץ פתוח בו יוכלו לקבל תמיכה בעת הצורך.

העבודה מרחוק דורשת בניית אמון והרגל לתקשר באמצעות דואר אלקטרוני, צ'אט או שיחת וידאו. הדרך לעשות זאת היא ע"י תקשורת בתדירות גבוהה עם אנשי הצוות כולל שיחות חולין כדי להרגיל אותם לחוש בנוח בצורת התקשורת החדשה.

→ בחרו את הכלים הטובים ביותר עבור הצוות שלכם

בחרו בכלי ניהול פרויקטים מרוחקים המתאימים ביותר עבורכם. כמה מהפופולריים ביותר הם Trello, monday.com, Asana, KanbanFlow, ו- Todoist.

אם הצוות שלכם ממוקם באזורי זמן שונים, רצוי להשתמש בישומון כמו

Timezone.io שיעזור לכם לעקוב אחר זמינות הצוות שלכם, ויהפוך את תכנון פגישות בין אנשים הממוקמים באיזורים שונים בעולם למשימה קלה ונוחה יותר.

→ קבלו משוב

שאלות ישירות לעובדים שלכם בנוגע להרגשתם היא תמיד רעיון טוב, אך קבלת משוב אנונימי יכולה לפעמים לתת לכם תמונה אמינה יותר על מה באמת חש הצוות שלכם. כלים כמו Chimp or Champ או Happy at – יעזרו לכם לפקח על רווחת העובדים. Survicate הוא גם כלי נהדר וקל ליצירת סקרים כדי לגלות מה העובדים (והלקוחות) שלכם חושבים על הארגון שלכם.

# 2 שמרו על קשר קבוע ומתואם עם הצוות המרוחק שלכם

→ הבטיחו תקשורת תכופה

תקשורת תכופה היא המפתח לעבודה מוצלחת מרחוק. קבעו פגישות רגילות (כגון צ'ק אין-יומי, פגישות צוות שבועיות, סיעור מוחות וכו') וקבעו ערוצי תקשורת קלים ונוחים (כמו whatapp) בהם חברי הצוות שלכם יכולים לתקשר ביניהם כמו גם עם המנהלים שלהם.

→ עודדו שיתופי פעולה

צרו מקומות אחסון ב- Google Drive או בשרת הארגוני בהם כל העובדים יוכלו לשתף את מה שהם עובדים עליהם וכן עודדו הדגמות ומצגות קצרות כדי לחגוג את ההצלחות של הצוות שלכם. ארועים משותפים אלה יעזרו להם להרגיש מחוברים לארגון וכחלק מהצוות שלכם.

→ קישרו קשרי ידידות וקירבה עם צוותכם

אחת הדרכים לגרום לכולם להרגיש פחות בודדים ומעורבים יותר היא לתקשר איתם גם על נושאים שאינם קשורים רק בעבודה שלהם. וודאו שאתה מתעדכנים בימי ההולדת של העובדים ושל בני משפחותיהם וכן במה שקורה בחייהם. צוות מאוחד יעבוד בצורה יעילה יותר להשגת יעדיכם המשותפים.

→ השתמשו בווידאו כמה שיותר

מחקרים מראים שיותר ממחצית מהדברים שאנו אומרים אינם מילוליים. כשאתם עובדים מהבית ואינכם רואים את הקולגות שלכם כל יום במשרד, קשה לשפוט את מצב הרוח שלהם ולדעת כיצד הם מרגישים לגבי המצב הנוכחי.

השתמשו בשיחות וידאו בכל הזדמנות אפשרית. זה יעזור לכם לפצות על היותכם נפרדים ויקל על העובדים לבנות קרבה ולהרגיש מחוברים לאחרים.

→ בחרו את הכלים הנכונים

Slack , Microsoft Teams, Google Hangouts , ו- Zoomהם כמה מהכלים הפופולריים ביותר לתקשורת וידאו וצ'אט, אך ישנם מאות ישומים אחרים אשר יקלו על התקשורת ושיתוף הפעולה המרוחק שלכם.

לדוגמא UberConference הוא הדבר הטוב ביותר לניהול דיון פורה. כלי זה מאפשר לכם תוך כדי שיחה לשתף מסמכים, יש לו כלי ניתוח מתקדם והוא אינו דורש מספר PIN לצורך שיחות וידאו.

מה דעתכם על סיעור מוחות ברשת? הכלים הנפוצים ביותר הם Mural לסיעור מוחות, Miro לשיתוף לוח, ו-Parabol לקבלת רטרוספקטיבה. כמו כן Google Docsהוא תמיד אפשרות קלה, פשוטה ואמינה לתקשורת יעילה.

כמובן שתוכלו תמיד להשתמש בשיטות הפשוטה של ציור על נייר מול המצלמה שלכם כל שכל המשתתפים בשיחת הוידואו יראו בדיוק למה אתם מתכוונים . השיטות הן רבות וכל אחד צריך לבחור בכלי שנוח לו!

→ שימוש ב- gifs ובסמלוני הרגש

אל תשכחו להניע את חברי הצוות שלכם מדי פעם בפעם ע"י ברכות ועידוד. קל מאד לעשות זאת בעזרת GIF נחמדים ומייצגים המצויים למשל בישומון הווטסאפ ויכולים להפוך "עבודה טובה" של עובד לברכה נלהבת שתגרום להם לחייך בסיפוק.

#3 שמרו על פריון העבודה מהבית

→ הדגישו לעובדיכם את יתרונות העבודה מהבית

עם פחות הפרעות במשרד, פוטנציאל הפריון של הצוות שלכם יכול לצמוח באופן אקספוננציאלי. עם זאת, עובדים מרוחקים אחראים לרוב לניהול הזמן שלהם ולתעדוף המשימות שלהם, וזה יכול להוביל לדחיה ולירידה בפריון.

→ מכתב המלצות

חנכו את חברי הצוות שלכם ועזרו להם ע"י מכתב המלצות בו תפרטו את שורת הפעולות הדרושות כדי לוודא שיעילות הארגון שלכם נשמרת (שורת פעולות מומלצות לעובדים מופיעה בסוף כתבה זו).

# 4 המשיכו לצמוח ולפתח את הכישרון שלכם

גם כשאתם מנהלים צוות מרוחק זה לא אומר שאינכם יכולים להציע לעובדיכם הזדמנויות לפיתוח קריירה. חשוב שתזכרו את מסלולי הקריירה שלהם ותמשיכו להתייחס אליהם כמו חברי צוות בתפקיד. זה יתרום למעורבות עובדים ולשמירת הטאלנטים שלכם.

→ העבירו את כל האימונים לעולם המקוון

בימים אלו כאשר המון עובדים ברחבי העולם נאלצו לעבור לעבודה מהבית חברות רבות מעוניינות לתת להם מעט אפשרויות הקלה ופיתוח מקוון. החל מ- MOOC (Massive Open Online Course ) , וסמינרים מקוונים ועד מפגשים מקוונים פרטיים. הדרכה מקוונת היא אפשרות מצוינת לעזור לכוח העבודה שלכם לצמוח ולהתפתח ועדיין לקיים את אורח החיים של עבודה מרחוק. כמה פלטפורמות מעניינות המציעות הדרכות מקוונות הן LinkedIn Learning, Coursera, MIT, Yale, ו- Udemy.

# 5 וודאו שלצוות שלכם יש את הציוד וסביבת העבודה המתאימה

→ הקפידו על מרחב עבודה מתאים

לחלק מהעובדים שלכם אולי אין מספיק מקום בבית, את הציוד הנכון או את סביבת העבודה הבטוחה והנוחה. רעש, כסא לא נוח או פשוט מחסור בשולחן פנוי יפריעו לפרודוקטיביות של הצוות שלכם.

דאגו להשקיע בהבטחת סביבת עבודה הולמת ונעימה לעובדים מהבית גם אם זה דורש השקעה ברכישת כסא מתאים, מחשב עם תקשורת מהירה ופינת עבודה הולמת. הכסף שתשקיעו יבוא על חשבון הוצאות משרד שנחסכו כתוצאה מביטול הצורך ברכישת האביזרים הללו לאותם עובדים במשרד.

→ ודאו שיש לכם את התוכנות המתאימות לעבודה מרחוק

האם אתם בטוחים שה- VPN והתוכנות הנוכחיות שלכם יכולים לתמוך בעבודה מרחוק של כל הצוות שלכם? בדקו זאת בהקדם האפשרי, עשו זאת בהקדם כדי שתוכלו להתחיל לשדרג את הציוד לפני שאתם מעבירים את כל עובדיכם לעבודה מרחוק.

→ פיצוי תמורת עלויות נוספות

ייתכן שהרבה מהיתרונות שמשכו את העובדים המוכשרים שלכם מלכתחילה לא יהיו זמינים להם עכשיו, כמו קפה ואוכל בחינם במשרד או חלל עבודה יפה. הציעו לעובדיכם קיצבה חודשית כדי לפצותם עבור העלויות הנוספות שיש להם כאשר הם עובדים מהבית.

 לעובדים: שיטות לניהול עצמי של עבודה מהבית:

• התייחסו לביתכם כמו למשרד שלכם

קבעו לעצמכם אזור עבודה ייעודי, קבעו גבולות של זמן ומרחב, הימנעו מעבודה מהמיטה שלכם או בפיג'מה שלכם (כן, זה מפתה, אבל סביר להניח שתהיו פחות פרודוקטיבים). בסך הכל, התנהגו בבית באופן דומה לאופן בו הייתם מתנהגים במשרד.

• היצמדו ללוחות זמנים

גלו את השגרה המתאימה לכם ביותר והקפידו עליה, תכננו את זמני העבודה שלכם, את מועדי הארוחות שלכם , וגם עשו הפסקות כדי לתת למוח שלכם מנוחה.

• קיבעו סדרי עדיפויות

קל להיתפס במשימות ניהוליות ופעילויות פחות דחופות אחרות. האם סדר העדיפויות שלכם ברור? והגדירו לעצמכם כיצד להצליח בעבודה מהבית.

אם אתם מסוג האנשים הזקוקים לרשימת מטלות הכינו רשימה עם משימות החובה של השבוע. המשימות צריכות להיות ריאליות, ברות השגה, אחרת תתקלו בתסכול ובאכזבה.

קבעו זמן מסוים וקבוע לבדיקת תיבת הדואר הפרטי שלכם או לתשלום החשבונות לכם on line. בדרך זו זה יהפוך לחלק מהשגרה שלכם ויפחית את הסיכון שלא יהיה לכם מספיק זמן לטפל במשימות החשובות שלכם.

•  הכירו את הרצון לסחבת ושלטו בה

כולנו מתמהמהים, כולנו מבזבזים זמן וזה בסדר. פיתוח משמעת עצמית דורש זמן ומאמץ, אך גם כשאתם עושים, בזבוז זמן הוא לפעמים כמעט בלתי נמנע. מה שעליכם לעשות הוא להכיר בזה, להיות מודעים לרגעים שבהם אתם פחות יצרנים ולנסות לשלוט בזה. שאלו את עצמכם:

• באיזה חלק של היום אני הכי פרודוקטיבי?
• אילו משימות גורמות לי להתמהמה?
• מדוע אני מבזבז זמן על פעילות מסוימת?

ברגע שיהיו לכם התשובות לשאלות הללו, תוכלו לתארגן בהתאם. היפטרו מהסחות דעת, הקדישו זמן לעצמכם, הציבו יעדים ברי השגה, השתמשו בתמריצים עצמיים, וחשוב לא פחות – עשו הפסקות.

יש כמה ישומים נהדרים לניהול זמן ופרודוקטיביות שיכולים לעזור לכם להילחם ברצון הטבעי לדחות משימות: Beeminder, Toggl, Timecamp ו- PomoDoneApp.

 לסיכום

עבודה מרחוק היא מציאות. זה לא טרנד זמני והיא כאן כדי להישאר גם בימי הקורונה וגם לאחריהם. ככל שהחברה שלכם ואתם תקדימו להתרגל לעבודה מרחוק ולנהל אותה ביעילות, כך תקבלו יתרון תחרותי חשוב מול חברות אחרות המהססות לאמץ שיטת עבודה זו.

מקור: כתבה זו נכתבה בהשראת חברת Talaera המתמחה בהדרכות מרחוק לצורך לימוד שפות. החברה הוציאה שורה של המלצות ותובנות מועילות כיצד לנהל כוח עבודה משגשג מרחוק. הכתבה הותאמה לחברות בישראל ע"י חברת איי אס ג'י בע"מ.

הפוסט האם אתם מוכנים לעבודה מרחוק? הופיע לראשונה ב-Chiportal.