אנו שמחים לארח במדור “חמש עם …” את כבי טל, מנהלת משאבי אנוש של חברת HPE בישראל. בראיון בלעדי ל-Chiportal אומרת כבי: "לתפישתנו עניין האופן ספייס אינו בעייתי או שנוי במחלוקת. הוא ישמר ואף יקבל צבעים חדשים כמתבקש. כבר בימים אלה מגדירה חברת האם פרופילים שונים של עובדים מתוך הבנה שיש להתאים את יום העבודה לעידן החדש. חלקם יעבדו מרחוק וחלקם מהמשרד תוך מתן גמישות מירבית לפי העניין, ההעדפה האישית והצורך". לפניכם הראיון המלא עם כבי טל:
1. בימים אלו של סגר מתמשך וחוסר בהירות לגבי מועד החזרה לשגרה כיצד מתמודדת חברתכם עם המצב? האם פיטרתם עובדים או שאתם מנצלים את העובדה שיש חברות שנאלצו להצטמצם כדי לגייס טאלנטים?
כבר בתחילת משבר הקורונה, אנחנו ב- HPE ישראל פעלנו מהר. בין לילה, הסטנו את משאבי הארגון שהיו מיועדים לפעילות פנים אל פנים להשקעה מסיבית בפעילויות מרחוק. כך למשל, כבר בימים הראשונים של "המצב החדש" הנהגנו מפגשי בוקר שקראנו להם "cup of tech" אליהם הזמנו את כל עובדי החברה. כל מפגש הובל ע"י עובד שהתנדב להכין את המפגש ולשתף את האחרים בנושא שבחר, בין אם בידע מקצועי, תחביב או חויה אישית שעבר. מפגשים אלה הפכו חיש קל להזדמנות להכיר טוב יותר את העובדים, לתחליף לקפה של בוקר בקפיטריה…. ובהמשך אף הצטרפו אלינו גם בנים ובנות של העובדים שבחרו להעביר לחברים לעבודה של אבא או אמא נושאים מרתקים לא פחות. שמענו בין השאר הרצאות על מושגים בסיסים בפיזיקה ואפילו פעילות מיוחדת של התנדבות למען הקהילה. הפעילות כולה יצרה הזדמנות להפגש וירטואלית, לשמוע ולהכיר יותר את הקולגות לעבודה ולהרחיב אופקים. יצרה באזז מעניין מתוך החברה והרגשה של ביחד מרחוק.
זאת ועוד. התאמנו את כל הקשור לפעילוית רווחה למצב החדש ואנחנו מתמקדים כיום בפעילויות שמאפשרות גיבוש, כיף, הפוגה והתרעננות בדרכים חדשות ויצירתיות מרחוק. מסתבר שזה אפשרי!
למשל ערכנו משחק "בריחה וירטואלי" ברמת החברה. האנשים יצרו קבוצות שהתחרו זו בזו. בהמשך גם השתתפנו כולנו במשחק חידון אינטרקטיבי, שמענו הרצאות, הזמנו אומנים שהתארחו אצלינו בסלון הזום כדוגמת עידן רייכל או טל פרידמן ועוד ועוד.
אפילו הרחבנו את מעגל הנהנים מהפעילויות שלנו. אנחנו פונים לא רק לעובדים שלנו אלא גם בונים מחשבה ממוקדת על בני המשפחה. אנחנו מבשלים יחד, שומעים סיפור, או הצגה, קייטנות לפי נושא ועוד שכן לא רק העובד הוא "שלנו"…. אנחנו צריכים לחשוב על כל המעטפת….
נושא שימור העובדים נמצא לנגד עיננו כל הזמן. בראשית המשבר הוקפאו לתקופה מסויימת תהליכי סיום העסקה במקומות שבהם היו כאלה. מתוך מטרה, לתת לעובדים העוזבים זמן נשימה. בהמשך, הכריזה החברה על מהלך התנדבותי, לפיו עובדים יכלו לבחור לצאת לימי היעדרות ללא שכר ובכך לתרום למאמץ לצמצום הוצאות וגם לקבל ימי הפוגה מעומס העבודה. ואכן, עובדים רבים בחרו להתנדב לתכנית זו.
כחלק ממחזור חיים של כל חברה, לעיתים נאלצים להיפרד מעובדים. HPE יודעת לעשות צעדים כואבים כאלה בצורה רגישה ומכובדת תוך מתן מעטפת הולמת ושירותי out placement מהשורה הראשונה בארץ. שינויים ארגוניים מייצרים גם הזדמנויות חדשות ואנו פועלים לאייש טאלנטים מתאימים מבפנים ומבחוץ.
2. משבר הקורונה גרם לשינוי משמעותי ביעדים ובהתמקדות של מנהלי משאבי האנוש. מהם האתגרים המרכזים שלך בתקופה הקרובה?
משבר הקורונה יצר טלטלה עצומה בכל שגרות החיים, בבית ובעבודה. ב- HPE הוגדרה תוכנית התמודדות עם הקורונה, שאגב את מדיניות ההתמודדות מוביל מנהל ישראלי שפועל אל מול ההנהלה העולמית בנושא. התוכנית נוגעת בכל אספקטי החיים והעסקים. בין השאר הוגדרו מספר שלבים של חזרה לשגרה וכל מדינה מתקדמת בשלבים הללו על פי מצב המגפה באותה מדינה. בהתאם למדיניות זו, בישראל, כמו ברבות מהמדינות האחרות ב- HPE, מתבצעת העבודה זה תשעה חודשים ברציפות רק מהבית.
ככל שתקופת העבודה מהבית הופכת לשגרה החדשה שלנו, אנחנו כגוף HR יחד עם המנהלים, פועלים לייצר את התשתית המתאימה לתמוך בשינוי הזה ופועלים להתאים את השגרות הניהוליות למצב החדש. זה אומר למשל, לנהל ולתפעל רוטינה של מפגשי צוות שמתקיימים וירטואלית ובהם דנים גם על נושאי עבודה וגם על נושאים כלליים כמו סמול טוק שפעם נהגנו לקיים במסדרון או בפינת הקפה. אנו מאתרים דרכים לגוון ולהעשיר את המפגשים הללו ע"י הזמנת אורחים מתוך החברה למפגש, המנכ"ל מצטרף כאורח מעת לעת וכן המנהלים מכניסים "שוברי שגרה" שונים כדוגמת משחקי צוות כיפיים שאפשר לשחק בהם גם מרחוק או הרמת כוסית לשנה החדשה יחד ועוד.
אחד הדברים הנוספים שזיהינו הוא שכאשר עבדנו במשרד, ומנהלים ועובדים נפגשו יום יום, לא תמיד הקפדנו על מפגשים מסודרים של אחד על אחד בין עובדים ומנהלים, כי "ממילא אנחנו נפגשים ומדברים כל יום". כאשר עברנו לעבוד מהבית ומרחוק הפכה ההקפדה על קיום שיגרתי ועקבי של מפגשים שכאלה לכלי ניהולי מרכזי בחשיבותו בשמירה על מחוברות עובדים. בהתאם, הגדרנו את הנושא כאזור מיקוד לשנה הקרובה, וסיפקנו לעובדים כלים ורעיונות לקיום מפגשים משמעותיים ועיניניים. עבור שני הצדדים גם יחד.
3. למרות שעל פניו נראה כי עובדים רבים הסתגלו במהירות ובשמחה לעבודה מהבית לא לכולם זה קל נפשית ו/או פיזית. כיצד אתם מתמודדים עם אלו שקשה להם לעבוד מהבית?
כמו בכל מצב, אנשים שונים מתמודדים באופן שונה. בסקר שערכה HPE העולמית בקיץ עלה כי עובדים רבים אוהבים את הגמישות שמאפשרת להם העבודה מהבית והם גם ציינו שיהיו מעוניינים לשמור על הגמישות הזו לאורך זמן. ישנם אנשים שמעידים כי העבודה מהבית מאפשרת להם להיות יעילים יותר ולנצל טוב יותר את הזמן שלהם. כמובן שבצד תועלות אלו יש גם קשיים ולחצים: לא לכולם נוח לעבוד מהבית, לא לכולם יש את המקום המתאים או השקט לו הם זקוקים. שלא לדבר על הריחוק המתמשך מחברים לעבודה וממפגשים אמיתיים שהינם אתגר אמיתי לכולם.
על מנת לסייע בהתמודדות הקדשנו את חודש ספטמבר לתוכנית מיוחדת שקראנו לה It is all about you. מטרת התכנית היתה לתת לעובדים כלים ורעיונות כיצד להתמודד בצורה מוצלחת עם האתגרים של התקופה שלנו. במסגרת התוכנית הזמנו אנשי מקצוע שנבחרו בקפידה וסיפקו רעיונות בנושאים שונים: כיצד לשמור על מיתוג אישי גם מרחוק, כיצד להתמודד עם שחיקה ובדידות, טכניקות להתמודדות עם מצבי לחץ בכל מעגלי החיים וכן איך להימנע מדחיינות ואיך לנהל את הזמן ולמנוע גלישה תמידית של עבודה לחיים האישיים. שזו בעיה שהחריפה עם המעבר לעבודה מהבית.
לצד התוכנית הזו הגדרנו את ימי שני אחר הצהרים כזמן ללא פגישות. כל עובד מוזמן לסגור את היומן ולהתמקד בעבודה בינו לבין עצמו בזמן הזה. יוזמה זו היא בנוסף על יוזמת ימי חמישי קצרים שכבר מונהגת בחברה עוד מהימים שלפני הקורונה ואנו ממשיכים להקפיד על קיומה גם עכשיו: אחת לחודש ביום חמישי כולם מוזמנים לסגור מחשבים בשעה 14:00 ולהתפנות לדברים אחרים שהם לא עבודה כשיש עדיין אור בחוץ.
יוזמה אחרת כללה טיפים של מנהלים ששיתפו את כולם מה עוזר להם להתמודד. כך למשל המליץ המנכ"ל מנסיונו האישי על מוזיקה אהובה כמנוע משמעותי לאנרגיה ויצירה.
פרויקט מיוחד אחר שיזמנו עסק ברצון לסייע לבני משפחות של עובדינו שעוסקים במקצועות חופשיים. רובם אפילו עצמאים. עבורם הקמנו פלטפורמה מיוחדת המנגישה שירותים שונים לעובדי החברה מתוך מטרה לעודד ולקדם צריכה "בתוך הבית". במסגרת פלטפורמה זו אספנו כ- 30 אנשי מקצוע פרטיים במקצועות חופשיים כדוגמת מדריך טיולי ג'יפים, עוסקים ברפואה הומאופתית, ספקי שירותי חשמל, קונדיטורים זעירים ועוד והנגשנו את השירותים שלהם לכל עובדי החברה. גם פרסמנו את הפרויקט ברשתות חברתיות והכל מתוך מטרה לייצר מודעות ותנועה עבור עסקים אלה.
4. ממחקרים שנעשו בנידון נראה שחוסר המפגשים הבלתי פורמלים בין העובדים והמנהלים עלול לפגוע בתחושת השייכות של העובדים ונאמנותם לארגון. העובדים המרוחקים גם חוששים למידת הנאמנות של הארגון אליהם. כיצד את מתמודדת עם החששות הללו?
שימור ופיתוח עובדים הינו נושא בעל חשיבות עליונה לפני הקורונה ובוודאי גם במהלכה. על מנת לשמור על מחוברות עובדים גם מרחוק מבוצעות ההתאמות הרבות לצורת התקשורת והעבודה שלנו. ההתאמות הללו דורשות תשומת לב תמידית וכל הזמן יש מה לחדש או לדייק ואנו עושים זאת תוך דיאלוג מתמיד עם העובדים והמנהלים. גם מרחוק העובדים הם הארגון והארגון הוא העובדים. הצלחה ושגשוג של העובדים היא קריטית גם כשעובדים מרחוק. הרי אם חושבים על זה, כיצד ארגון גדל צומח ומתפתח? רק כאשר העובדים בו גדלים צומחים ומתפתחים.
5. בואי נדבר גלויות. כבר שנים אנחנו שומעים תלונות מעובדים וגם קוראים מחקרים שמוכיחים כי הישיבה באופן ספייס היא לא נעימה ולא יעילה. אם נוסיף לזה את סיכויי ההדבקה הגדלים כאשר כולם ישובים במתחם אחד האם לא הגיעה השעה לשנות את התפישה של אופן ספייס לטובת חדרים או צורת ישיבת אחרת (לפחות לחלק מהעובדים?)
אנחנו ב- HPE פועלים לתכנן את "היום שאחרי" תוך יישום התובנות החדשות שנוצרו בתקופת הקורונה. לתפישתנו עניין האופן ספייס אינו בעייתי או שנוי במחלוקת. הוא ישמר ואף יקבל צבעים חדשים כמתבקש. כבר בימים אלה מגדירה חברת האם פרופילים שונים של עובדים מתוך הבנה שיש להתאים את יום העבודה לעידן החדש. חלקם יעבדו מרחוק וחלקם מהמשרד תוך מתן גמישות מירבית לפי העניין, ההעדפה האישית והצורך. אנו גם נמנף את השינוי לטובת שיפוץ וחידוש המשרדים כך שיכללו חללי עבודה גדולים ומשותפים המגבירים את האינטראקציה ושיתופי פעולה. ובכך נוביל ליצירת סביבת עבודה חדשנית, מאפשרת ומתואמת לצורת העבודה החדשה.
