להסתכל בלבן של העיניים... כיצד לצלוח משבר באמצעות תקשורת ארגונית יעילה

זרים בחדר השינה שלנו…

החודשים האחרונים הפכו את עולם העבודה על פניו. עבודה מרחוק ופגישות זום שאפיינו בעיקר חברות גלובליות שמשרדיהן ולקוחותיהם פזורים בכל העולם, הפכה נחלת כולם. משרדים סגורים עד להודעה חדשה ולעיתים עד בכלל, עובדים שנאלצים “לג’נגל” בין ילדים שמתרוצצים סביבם לפגישות עבודה תובעניות. היום שנמתח ללא גבולות, שעות העבודה משתלטות על החיים האישיים, כולם נכנסים למרחב האישי שלנו.

הדיעות חלוקות. יש שאומרים שהשינוי הזה מעולה! הם חוסכים זמן נסיעה בפקקים, הם יעילים יותר, לא מבזבזים זמן על פגישות סרק וארוחות צהריים שמתארכות. אך יש הרואים בשינוי הזה מכה כואבת. העדר ההפרדה בין עבודה לבית, דירות קטנות שלא מאפשרות מרחב עבודה מסודר, הבדידות המקצועית, ובעיקר, הבדידות החברתית. כן, לרבים זה חסר. המיפגשים האישיים, הדקות היקרות בפינת הקפה, השאלה הקטנה שנזרקת לחבר בחדר הסמוך ופותרת פלונטר שלם ברגע. החיוך, התמיכה, הטפיחה על השכם.

האתגר הגדול: אמון
האתגר הגדול בניהול משבר מרחוק הוא שמירת הקשר האישי, החיבור בין העובדים לארגון ואמון: אמון במערכת הארגונית, במנהלים המובילים אותה, ובמערכות היחסים בין העובדים. הדרך להשגת האמון עוברת בתקשורת נכונה: העברת מידע רציף, אמין ופתוח כל הזמן, וקבלת משוב חוזר מהעובדים.

לא להבטיח: לתקשר
אי אפשר להבטיח הבטחות. אפשר לתקשר את החששות המשותפים: החשש של הארגון, החשש של העובדים. לתקשורת הארגונית תפקיד קריטי בהתמודדות עם משבר ושינוי. ככל שהעובדים יודעים יותר, הם חוששים פחות. שיתוף מאפשר תחושת שליטה, וכאשר העובדים משותפים בתהליך, במה שקורה, במחשבות לעתיד, בתוכניות האפשריות ליום שאחרי, הם חשים יותר בטחון בארגון, בעתידו ובעתידם.

מיילים, פגישות זום, אתר פנימי, הם כלי תקשורת חשובים וטובים לעדכונים ולהעברת מידע ארגוני בשיגרה נטולת דרמות. הם לא מספקים בעולם מטלטל וכאותי. כאן לתקשורת הבינאישית תפקיד קריטי: להסתכל בלבן שבעיניים, כן גם בזום. מנהלים ועובדים. לתקשר חששות, לדבר בגלוי על הפגיעה בתוכנית העבודה הסדורה, על הצורך בגמישות, באילתור (ההיפך הגמור מתכנון), על המחוייבות לדבר בפתיחות. לא להבטיח מה שלא ניתן לקיים. להבטיח לדבר. לשתף ולהתייעץ. לסער מוחות יחד. פריצות דרך ורעיונות חדשניים יכולים להגיע מהמקומות הכי לא צפויים.

המבחן האמיתי של מנהלים
במהלך משבר ושינוי למנהל אתגר כפול: מצד אחד עליו להתמודד בעצמו עם המשבר והשינוי. גם הוא חווה קשת של רגשות: חששות, כעסים, אי ודאות. מצד שני, עליו לתקשר ,עליו לתקשר את השינוי לעובדים ממקום אופטימי, לנסוך בהם בטחון שהארגון עושה ככל יכולתו לדאוג להם ולעתידם, ולבשר גם בשורות קשות. פרידה מעובדים, סגירת קווי ייצור, עצירת תוכניות התפתחות. תפקידו של המנהל הוא ליצור את הגשר בין הארגון לעובד. להעביר את המסרים באופן שיביא להזדהות, לאמון ולשיתוף פעולה.

המשימה החשובה של ארגונים היא להכשיר את המנהלים ולהקנות להם מיומנויות מנהיגות ותקשורת בינאישית: ללמד אותם להקשיב, לגבש ולהעביר מסרים ממוקדים ויעילים, לנהל דיאלוג, ליצור אמון, להתמודד עם התנגדויות, לתת ולקבל משוב נכון. לדבר עם העובדים בגובה העיניים: להימנע מסיסמאות וקלישאות, לדבר במילים חיוביות ומעצימות, הנוסכות בטחון וציפייה לעתיד.

חמישה טיפים לצליחת משבר באמצעות תקשורת נכונה
• דברו על המשבר והשינויים התכופים כל הזמן! תקשרו כל מה שאתם יודעים בכל רגע ובכל ערוצי התקשורת
• דברו פשוט, בגובה העיניים, במילים חיוביות ומעצימות. הימנעו מסיסמאות ומקלישאות
• הבטיחו רק מה שאתם בטוחים שניתן לקיים. כשאינכם יודעים אימרו בפשטות: איננו יודעים עדיין. נעדכן ברגע שנדע.
• העצימו את המנהלים וחזקו אותם: ציידו אותם במסרים ובכלים, הכשירו אותם במיומנויות תקשורת בינאישית, למדו אותם לדבר נכון אך חשוב מכל: למדו אותם להקשיב!
• הסתכלו לעובדים בלבן של העיניים, כן, גם בזום זה אפשרי!