האם אתם מוכנים לעבודה מרחוק?

עצות, המלצות, וכלים שיאפשרו למנהלים ועובדים ליעל את העבודה מרחוק.

עם התגברות מגיפת וירוס הקורונה, חברות מקומיות ורב לאומיות רבות נאלצות לעבור לעבודה מרחוק, אם בהוראת הרשיות, החברה או לפי בקשת העובדים. כדי לסייע לחברות ועובדים בתעשייתינו אנו מצרפים רשימת הנחיות והמלצות לעבודה נכונה מרחוק.

אין ספק שלעבודה מהבית יש כמה יתרונות רבים (פחות הפרעות, פחות לחץ, המנעות מהצורך בנסיעות ארוכות או עמידה בפקקים, ועוד). עם זאת, ניהול לקוי או שגוי של התהליך יכול לגרום לשיבושים חמורים בעבודה, לאי בעמידה ביעדים ולניהול בעייתי של משימות העובדים. להלן חמש המלצות לעבודה יעילה מרחוק.

# 1 ניהול צוות מרוחק ביעילות

→ הגדירו ציפיות ברורות

קביעת מסגרת זמן וקביעת סדרי עדיפויות הם דבר בסיסי וחיוני. חשוב מאוד שהעובדים שלכם ידעו מה עליהם לעשות, איך הם אמורים לעשות זאת וכמה זמן זה צריך לקחת להם. אתם יכולם לתת להם דוגמאות למה שאתם מצפים שייעשה, לשתף עימם את היומן שלכם ולבדוק מדי פעם שהבינו נכון מה מצופה מהם.

קבעו גם לו"ז קבוע וברור לתדירות שבה אתם מתכוונים לבצע בקרה על התקדמותם וצרו ערוץ נוח של מתן משוב, חיובי ושלילי כאחד.

→ הגדירו גבולות

אחד החסרונות העיקריים עליהם מדווחים עובדים מרוחקים הוא עד כמה קשה להתנתק מהעבודה. כשאנו עובדים באינטרנט, קל להילכד בנטייה להשיב מייד, גם כשאנחנו מחוץ לשעות העבודה שלנו .

כמנהלים, עליכם לתת את הטון, לחנך את העובדים שלכם ולשרטט להם את הקוו באילו שעות עליהם להיות זמינים וכמה שעות עליהם לעבוד בכל יום. יחד עם זאת רצוי לתת להם גמישות בשעות במהלך היום וגם להבהיר כי הם לא חייבים להיות זמינים בכל שעה. אם מדובר על זמן מעבר לשעות העבודה הרגילות שלהם זה בסדר אם יחזרו אליכם מאוחר יותר מתי שמתאים להם (חוץ מבמקרים דחופים).

→ השתמשו בכישורי המנהיגות הטובים ביותר שלכם

כמנהלים עליכם למצוא את האיזון הנכון בין להיות נוכחים וזמינים מתי שצריכים אתכם אך גם לתת לכולם מספיק מרחב וחופש. קבעו שיחות אחד-על-אחד עם העובדים המרוחקים שלכם, בדקו אותם לעתים קרובות וודאו שקולם נשמע והם מרגישים חלק מהצוות. חשוב שיהיו להם הכלים והתמיכה שהם צריכים, וכי יש להם ערוץ פתוח בו יוכלו לקבל תמיכה בעת הצורך.

העבודה מרחוק דורשת בניית אמון והרגל לתקשר באמצעות דואר אלקטרוני, צ'אט או שיחת וידאו. הדרך לעשות זאת היא ע"י תקשורת בתדירות גבוהה עם אנשי הצוות כולל שיחות חולין כדי להרגיל אותם לחוש בנוח בצורת התקשורת החדשה.

→ בחרו את הכלים הטובים ביותר עבור הצוות שלכם

בחרו בכלי ניהול פרויקטים מרוחקים המתאימים ביותר עבורכם. כמה מהפופולריים ביותר הם Trello, monday.com, Asana, KanbanFlow, ו- Todoist.

אם הצוות שלכם ממוקם באזורי זמן שונים, רצוי להשתמש בישומון כמו

Timezone.io שיעזור לכם לעקוב אחר זמינות הצוות שלכם, ויהפוך את תכנון פגישות בין אנשים הממוקמים באיזורים שונים בעולם למשימה קלה ונוחה יותר.

→ קבלו משוב

שאלות ישירות לעובדים שלכם בנוגע להרגשתם היא תמיד רעיון טוב, אך קבלת משוב אנונימי יכולה לפעמים לתת לכם תמונה אמינה יותר על מה באמת חש הצוות שלכם. כלים כמו Chimp or Champ או Happy at – יעזרו לכם לפקח על רווחת העובדים. Survicate הוא גם כלי נהדר וקל ליצירת סקרים כדי לגלות מה העובדים (והלקוחות) שלכם חושבים על הארגון שלכם.

# 2 שמרו על קשר קבוע ומתואם עם הצוות המרוחק שלכם

→ הבטיחו תקשורת תכופה

תקשורת תכופה היא המפתח לעבודה מוצלחת מרחוק. קבעו פגישות רגילות (כגון צ'ק אין-יומי, פגישות צוות שבועיות, סיעור מוחות וכו') וקבעו ערוצי תקשורת קלים ונוחים (כמו whatapp) בהם חברי הצוות שלכם יכולים לתקשר ביניהם כמו גם עם המנהלים שלהם.

→ עודדו שיתופי פעולה

צרו מקומות אחסון ב- Google Drive או בשרת הארגוני בהם כל העובדים יוכלו לשתף את מה שהם עובדים עליהם וכן עודדו הדגמות ומצגות קצרות כדי לחגוג את ההצלחות של הצוות שלכם. ארועים משותפים אלה יעזרו להם להרגיש מחוברים לארגון וכחלק מהצוות שלכם.

→ קישרו קשרי ידידות וקירבה עם צוותכם

אחת הדרכים לגרום לכולם להרגיש פחות בודדים ומעורבים יותר היא לתקשר איתם גם על נושאים שאינם קשורים רק בעבודה שלהם. וודאו שאתה מתעדכנים בימי ההולדת של העובדים ושל בני משפחותיהם וכן במה שקורה בחייהם. צוות מאוחד יעבוד בצורה יעילה יותר להשגת יעדיכם המשותפים.

→ השתמשו בווידאו כמה שיותר

מחקרים מראים שיותר ממחצית מהדברים שאנו אומרים אינם מילוליים. כשאתם עובדים מהבית ואינכם רואים את הקולגות שלכם כל יום במשרד, קשה לשפוט את מצב הרוח שלהם ולדעת כיצד הם מרגישים לגבי המצב הנוכחי.

השתמשו בשיחות וידאו בכל הזדמנות אפשרית. זה יעזור לכם לפצות על היותכם נפרדים ויקל על העובדים לבנות קרבה ולהרגיש מחוברים לאחרים.

→ בחרו את הכלים הנכונים

Slack , Microsoft Teams, Google Hangouts , ו- Zoomהם כמה מהכלים הפופולריים ביותר לתקשורת וידאו וצ'אט, אך ישנם מאות ישומים אחרים אשר יקלו על התקשורת ושיתוף הפעולה המרוחק שלכם.

לדוגמא UberConference הוא הדבר הטוב ביותר לניהול דיון פורה. כלי זה מאפשר לכם תוך כדי שיחה לשתף מסמכים, יש לו כלי ניתוח מתקדם והוא אינו דורש מספר PIN לצורך שיחות וידאו.

מה דעתכם על סיעור מוחות ברשת? הכלים הנפוצים ביותר הם Mural לסיעור מוחות, Miro לשיתוף לוח, ו-Parabol לקבלת רטרוספקטיבה. כמו כן Google Docsהוא תמיד אפשרות קלה, פשוטה ואמינה לתקשורת יעילה.

כמובן שתוכלו תמיד להשתמש בשיטות הפשוטה של ציור על נייר מול המצלמה שלכם כל שכל המשתתפים בשיחת הוידואו יראו בדיוק למה אתם מתכוונים . השיטות הן רבות וכל אחד צריך לבחור בכלי שנוח לו!

→ שימוש ב- gifs ובסמלוני הרגש

אל תשכחו להניע את חברי הצוות שלכם מדי פעם בפעם ע"י ברכות ועידוד. קל מאד לעשות זאת בעזרת GIF נחמדים ומייצגים המצויים למשל בישומון הווטסאפ ויכולים להפוך "עבודה טובה" של עובד לברכה נלהבת שתגרום להם לחייך בסיפוק.

#3 שמרו על פריון העבודה מהבית

→ הדגישו לעובדיכם את יתרונות העבודה מהבית

עם פחות הפרעות במשרד, פוטנציאל הפריון של הצוות שלכם יכול לצמוח באופן אקספוננציאלי. עם זאת, עובדים מרוחקים אחראים לרוב לניהול הזמן שלהם ולתעדוף המשימות שלהם, וזה יכול להוביל לדחיה ולירידה בפריון.

→ מכתב המלצות

חנכו את חברי הצוות שלכם ועזרו להם ע"י מכתב המלצות בו תפרטו את שורת הפעולות הדרושות כדי לוודא שיעילות הארגון שלכם נשמרת (שורת פעולות מומלצות לעובדים מופיעה בסוף כתבה זו).

# 4 המשיכו לצמוח ולפתח את הכישרון שלכם

גם כשאתם מנהלים צוות מרוחק זה לא אומר שאינכם יכולים להציע לעובדיכם הזדמנויות לפיתוח קריירה. חשוב שתזכרו את מסלולי הקריירה שלהם ותמשיכו להתייחס אליהם כמו חברי צוות בתפקיד. זה יתרום למעורבות עובדים ולשמירת הטאלנטים שלכם.

→ העבירו את כל האימונים לעולם המקוון

בימים אלו כאשר המון עובדים ברחבי העולם נאלצו לעבור לעבודה מהבית חברות רבות מעוניינות לתת להם מעט אפשרויות הקלה ופיתוח מקוון. החל מ- MOOC (Massive Open Online Course ) , וסמינרים מקוונים ועד מפגשים מקוונים פרטיים. הדרכה מקוונת היא אפשרות מצוינת לעזור לכוח העבודה שלכם לצמוח ולהתפתח ועדיין לקיים את אורח החיים של עבודה מרחוק. כמה פלטפורמות מעניינות המציעות הדרכות מקוונות הן LinkedIn Learning, Coursera, MIT, Yale, ו- Udemy.

# 5 וודאו שלצוות שלכם יש את הציוד וסביבת העבודה המתאימה

→ הקפידו על מרחב עבודה מתאים

לחלק מהעובדים שלכם אולי אין מספיק מקום בבית, את הציוד הנכון או את סביבת העבודה הבטוחה והנוחה. רעש, כסא לא נוח או פשוט מחסור בשולחן פנוי יפריעו לפרודוקטיביות של הצוות שלכם.

דאגו להשקיע בהבטחת סביבת עבודה הולמת ונעימה לעובדים מהבית גם אם זה דורש השקעה ברכישת כסא מתאים, מחשב עם תקשורת מהירה ופינת עבודה הולמת. הכסף שתשקיעו יבוא על חשבון הוצאות משרד שנחסכו כתוצאה מביטול הצורך ברכישת האביזרים הללו לאותם עובדים במשרד.

→ ודאו שיש לכם את התוכנות המתאימות לעבודה מרחוק

האם אתם בטוחים שה- VPN והתוכנות הנוכחיות שלכם יכולים לתמוך בעבודה מרחוק של כל הצוות שלכם? בדקו זאת בהקדם האפשרי, עשו זאת בהקדם כדי שתוכלו להתחיל לשדרג את הציוד לפני שאתם מעבירים את כל עובדיכם לעבודה מרחוק.

→ פיצוי תמורת עלויות נוספות

ייתכן שהרבה מהיתרונות שמשכו את העובדים המוכשרים שלכם מלכתחילה לא יהיו זמינים להם עכשיו, כמו קפה ואוכל בחינם במשרד או חלל עבודה יפה. הציעו לעובדיכם קיצבה חודשית כדי לפצותם עבור העלויות הנוספות שיש להם כאשר הם עובדים מהבית.

 לעובדים: שיטות לניהול עצמי של עבודה מהבית:

• התייחסו לביתכם כמו למשרד שלכם

קבעו לעצמכם אזור עבודה ייעודי, קבעו גבולות של זמן ומרחב, הימנעו מעבודה מהמיטה שלכם או בפיג'מה שלכם (כן, זה מפתה, אבל סביר להניח שתהיו פחות פרודוקטיבים). בסך הכל, התנהגו בבית באופן דומה לאופן בו הייתם מתנהגים במשרד.

• היצמדו ללוחות זמנים

גלו את השגרה המתאימה לכם ביותר והקפידו עליה, תכננו את זמני העבודה שלכם, את מועדי הארוחות שלכם , וגם עשו הפסקות כדי לתת למוח שלכם מנוחה.

• קיבעו סדרי עדיפויות

קל להיתפס במשימות ניהוליות ופעילויות פחות דחופות אחרות. האם סדר העדיפויות שלכם ברור? והגדירו לעצמכם כיצד להצליח בעבודה מהבית.

אם אתם מסוג האנשים הזקוקים לרשימת מטלות הכינו רשימה עם משימות החובה של השבוע. המשימות צריכות להיות ריאליות, ברות השגה, אחרת תתקלו בתסכול ובאכזבה.

קבעו זמן מסוים וקבוע לבדיקת תיבת הדואר הפרטי שלכם או לתשלום החשבונות לכם on line. בדרך זו זה יהפוך לחלק מהשגרה שלכם ויפחית את הסיכון שלא יהיה לכם מספיק זמן לטפל במשימות החשובות שלכם.

•  הכירו את הרצון לסחבת ושלטו בה

כולנו מתמהמהים, כולנו מבזבזים זמן וזה בסדר. פיתוח משמעת עצמית דורש זמן ומאמץ, אך גם כשאתם עושים, בזבוז זמן הוא לפעמים כמעט בלתי נמנע. מה שעליכם לעשות הוא להכיר בזה, להיות מודעים לרגעים שבהם אתם פחות יצרנים ולנסות לשלוט בזה. שאלו את עצמכם:

• באיזה חלק של היום אני הכי פרודוקטיבי?
• אילו משימות גורמות לי להתמהמה?
• מדוע אני מבזבז זמן על פעילות מסוימת?

ברגע שיהיו לכם התשובות לשאלות הללו, תוכלו לתארגן בהתאם. היפטרו מהסחות דעת, הקדישו זמן לעצמכם, הציבו יעדים ברי השגה, השתמשו בתמריצים עצמיים, וחשוב לא פחות – עשו הפסקות.

יש כמה ישומים נהדרים לניהול זמן ופרודוקטיביות שיכולים לעזור לכם להילחם ברצון הטבעי לדחות משימות: Beeminder, Toggl, Timecamp ו- PomoDoneApp.

 לסיכום

עבודה מרחוק היא מציאות. זה לא טרנד זמני והיא כאן כדי להישאר גם בימי הקורונה וגם לאחריהם. ככל שהחברה שלכם ואתם תקדימו להתרגל לעבודה מרחוק ולנהל אותה ביעילות, כך תקבלו יתרון תחרותי חשוב מול חברות אחרות המהססות לאמץ שיטת עבודה זו.

מקור: כתבה זו נכתבה בהשראת חברת Talaera המתמחה בהדרכות מרחוק לצורך לימוד שפות. החברה הוציאה שורה של המלצות ותובנות מועילות כיצד לנהל כוח עבודה משגשג מרחוק. הכתבה הותאמה לחברות בישראל ע"י חברת איי אס ג'י בע"מ.